16 apr 2019

Styrer du tiden – eller er det tiden, der styrer dig?

Flere af os er bekendte med afbrydelser i arbejdet – selvom vi måske ikke er bekendte med deres egentlige omfang og betydning. Er du bekendt med, hvor meget af din faktiske arbejdstid du bruger på aktiviteter, som egentligt ikke er hverken relevante eller bidragende til din succes? Er du bekendt med dine tidsrøvere?


Du føler dig måske overbebyrdet og oplever, at du er nødt til at inddrage aftentimer for at nå dine mål. Måske er dine dage kendetegnet ved at være pakket med arbejdsopgaver, som du har svært ved at se dig ud af. Mange af os er bekendte med, at vi med fordel kunne planlægge og styre aktiviteter og tid bedre, men det kan være svært at gennemskue og identificere afbrydelser, som vi fejlagtigt kommer til at bruge tid på.

Nogle af de helt store tidsrøvere i dansk arbejdsliv er afbrydelser, fx i form af forhalere, besøgende eller for meget social snak. Tidsrøvere er de opgaver, som kommer ind fra sidelinjen; fx en kollega, der kommer til dig med en for ham hastende opgave, som han har brug for, du tager dig af. Du sidder midt i arbejdet med en vigtig deadline og risikerer at miste tråden på grund af denne ’hasteopgave’.

Afbrydelser og tidsrøvere er endvidere møder, telefoner, E-mails – og er også funderet i dårlig kommunikation, delegering, beslutningsangst, arbejde uden mål eller overbebyrdet arbejde. Når vi lader os forstyrre af tidsrøvere mister vi grebet om tiden, og den kommer til at styre os. Afbrydelser afholder os fra at opnå det tilfredsstillende flow, som vi kan opleve, når vi har mulighed for at være fuldt nærværende og engagerede i vores arbejde. I stedet ender vi med at gøre alt det, som andre mener, vi skal bruge vores tid til, i stedet for at placere vores energi der, hvor den kan generere mest succes.

Hvordan bliver du bedre til at strukturere din tid?

Tidsrøvere som ovenfor nævnt er ganske almindelige i dagens arbejdsliv og kan være en udfordring for os og planlægningen af vores arbejde. Disse udfordringer kan vi naturligvis lære at håndtere og komme til livs, men det kræver en bevidstgørelse om de tidsrøvere og forstyrrelser, der er i vores arbejdsliv. Dertil handler det om at blive bedre til at prioritere. Det kræver, at visse opgaver skal nedprioriteres – og det kræver af os, at vi lærer at sige nej. Det kan ind i mellem være svært at prioritere, ikke mindst når vi står over for et stort antal af tilsyneladende hastende opgaver. Prioritering af opgaver er imidlertid strengt nødvendig, hvis man vil blive bedre til at styre og strukturere sin tid.

Prioritering via. bevidstgørelse

Skal vi blive mere effektive i vores arbejde, skal vi minimere de daglige afbrydelser, der stjæler tid fra de egentlige arbejdsopgaver – arbejdsopgaver, som bør have førsteprioritet. At blive dygtig til at prioritere kræver træning og personlig planlægning. Som du bliver dygtigere til at planlægge og prioritere, vil du blive bedre til ikke at lægge din tid i de opgaver, som er mindre vigtige – og i stedet lægge den der, hvor den bør være. Ved at identificere og fokusere på de opgaver, som giver dig størst udbytte, kan du opleve at få mere tid i hverdagen – en tid, som vil komme til udtryk ved effektivitet i dit arbejde.

Prøv at bevidstgøre dig om og beslut dig for, hvad du vil bruge den tid, du har til rådighed, til – og til hvad, du ikke vil bruge den. Det, der først og fremmest kræves af dig, er, at du bliver bekendt med dine tidsrøvere. Vær opmærksom på, hvilke tidsrøvere og forstyrrelser, der er i dit arbejdsliv, og noter dig dem. Er der tidsrøvere, som du for alvor bør minimere og komme fri af?

Aktivitetsdagbog som et redskab til bevidstgørelse

Før du kan begynde at prioritere, må du bevidstgøre dig om dine tidsrøvere. Her kan det være brugbart at føre en aktivitetsdagbog. Prøv at gøre dig bekendt med dine daglige aktiviteter, dette ved at notere alt, hvad du foretager dig og bruger tid på i løbet af en arbejdsdag – heri også afbrydelser og andre tidsrøvere. Dette vil bidrage til et overblik over opgaver, og hvordan du investerer din tid. Ved at føre aktivitetsdagbog over en række dage, kan du danne dig et ganske klart indtryk af, hvilke aktiviteter og opgaver, du bruger tid på i løbet af din arbejdsdag. Du vil måske blive overrasket!

Din aktivitetsdagbog kan angives med følgende overskrifter:

  • Dato/tidspunkt
  • Beskrivelse af aktivitet
  • Hvordan har jeg det
  • Hvor lang tid varer aktiviteten
  • Vigtighed (høj, mellem, lav, slet ingen)

 

Aktivitetsdagbogen kan hjælpe dig til at opdage mindre gøremål og aktiviteter, som ligeledes udgør tidsrøvere. Du bruger måske meget mere tid på internettet eller på at hente kaffe, end du egentligt er klar over. Når du bliver bevidst om, hvor meget tid du rent faktisk bruger og måske spilder på de enkelte aktiviteter, har du mulighed for at ændre din prioritering – og derigennem minimere tidsrøverne.

En aktivitetsdagbog vil endvidere hjælpe dig til at blive klar over, om du lægger de vigtigste opgaver på det rigtige tidspunkt på dagen. Hvis du eksempelvis er mest energifyldt og kreativt tænkende i formiddagstimerne, kan det være smart at lægge de vigtigste opgaver her. Det efterlader eftermiddagen til mindre krævende opgaver som rutineopgaver, eksempelvis besvarelse af E-mails.

Der er almindeligvis tale om tre hovedperioder:

Kl. 6-10, som er veloplagthedens tid. Her bør du lægge de opgaver, som kan forekomme uoverkommelige.

Kl. 10-14, som er foretagsomhedens tid, hvor du bør tilrettelægge møder, telefonsamtaler og aktiviteter, der involverer andre mennesker.

Kl. 14-18, som er tiden for lettere aktiviteter og rutineopgaver.

Når du har skabt dig et overblik over dine opgaver og aktiviteter, kan du gå i gang med et vigtigt stykke arbejde: Prioriteringen af de væsentlige opgaver over de mindre væsentlige. Og hold så fast i dine prioriteringer! Bliv ved med at klargøre dig og bruge dem, dette ved fortsat at føre aktivitetsdagbog og foretage personlig planlægning.

Derfor personlig planlægning

Vaner er magtfulde spillere i vores liv. De er ubevidste, men konsekvente mønstre, som kan være årsager til vores effektivitet – eller ineffektivitet. Dårlige vaner vil, ligesom afbrydelser, hindre os i at opnå, hvad vi gerne vil opnå, men omvendte gode vaner med styrke og kraft kan hjælpe os til at skabe den konsekvens, som skal til, for at vi kan være effektive i vores arbejde og liv generelt. Derfor skal vi lære at tillægge os vaner, som er medspillere for vores succes.

Personlig planlægning er en god vane at tillægge sig. Personlig planlægning har som mål at skabe bevidsthed og systematik, og derved er det muligt at lære at være effektiv. Personlig planlægning er også en disciplin, og kan du lære at mestre den, vil du automatisk også lære at finde den rigtige prioritering af de rigtige opgaver.

Undgå at fokusere på ting og tid – sæt i stedet personlige mål. Specifikke langsigtede, mellemlange eller kortere mål, som kan hjælpe til at administrere tid, ressourcer og energi. Lad målene være realistiske, og organiser og gennemfør ved hjælp af prioritering. Benyt dig af daglig planlægning, dette som en specifik plan til at nå mål og aktiviteter, som du beslutter, har størst værdi.

Start hver morgen med at udarbejde en to-do liste.
Således får du overblik over din travle arbejdsdag,
og du er forberedt på eventuelt at kunne afvise lavere prioriteringsopgaver.

Spørgsmål til refleksion

Stephen R. Covey opstiller i sin bog, 7 gode vaner, følgende spørgsmål, til hvilket jeg har fundet svaret af betydning:

”Hvilken enkelt ting kunne du gøre (som du ikke gør i dag), som, hvis du gennemførte eller udførte den regelmæssigt, ville medføre en stor positiv fremgang i dit personlige liv? Hvilken enkelt ting ville bringe de samme positive resultater i dit forretningsliv eller i din profession?”

Prøv at svare på spørgsmålet – dit svar kan nemlig være vigtigt i relation til at ændre og skabe nye vaner i din prioritering!

Det er dig, der skal styre tiden – og ikke omvendt

Gør personlig planlægning til en stærk vane og medspiller og brug det til at styre efter mål i livet. Når vi styrer efter mål og ikke lader os styre af tiden, kan vi være ekstraordinært effektive og produktive, samtidigt med at vores stressniveau kan ligge på et minimum. Vi kan lægge vores tid, ressourcer og energi i spændende, relevante opgaver, som på sigt kan skabe positive forskelle i vores arbejds- og karriereliv. Vi kan skabe os større arbejdsglæde og et lykkeligere arbejdsliv.

Et godt råd

Hold øje med timeregistrerings-apps til smart- eller iPhone – der er allerede et par stykker på markedet. En app til timeregistrering giver dig mulighed for have overblik over kunder, to-do lister og tidsforbrug, mens du er på farten.

Læs bl.a. mere på Teknik og Viden.dk: http://www.teknikogviden.dk/artikelarkiv/2011/6/hver-femte-registrerer-tid-via-mobilen.aspx

 

 

 

[top]
Deltag i dialogen på Facebook eller Linkedin